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Publié le 25/05/2018
RGPD : positiver le nouveau Règlement Général pour la Protection des Données !

RGPD : positiver le nouveau Règlement Général pour la Protection des Données !

Se mettre en conformité RGPD est d’abord une belle opportunité pour rebooster votre relationnel clients & prospects. En effet, cette nouvelle réglementation concerne la récupération, l’utilisation et le stockage des données (email, âge, adresse…) : elle facilitera la mise à jour de vos fichiers acquéreurs, vendeurs, locataires, prescripteurs…

RGPD (ou GDPR en anglais, adoptée le 14/04/2016 par le Parlement européen) est une obligation légale à laquelle TOUTES les entreprises (effectuant des activités nécessitant de la récolte de données en Europe) doivent se soumettre depuis son entrée en application en France le 25 mai 2018.
 
Objectif : protéger les données personnelles des internautes, et surtout l’utilisation qui en est faite par les entreprises, dans tous les pays membres de l’UE. C’est aussi un moyen pour l’Europe de se protéger de la fuite des informations personnelles de ses citoyens vers d’autres continents.
 
Pourquoi se mettre en conformité ?
  • Sécuriser, protéger et actualiser l’ensemble de ses données, en particulier ses fichiers clients et prospects (acquéreurs, mandats, propriétaires…).
  • Accélérer sa transformation digitale, notamment pour certaines TPE et PME qui doivent encore progresser dans leur maturité numérique.
  • Eviter une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial (le montant le plus élevé sera retenu comme sanction).
 
6 réflexes à adopter pour bien appliquer RGPD
67 % des entreprises européennes ne sont pas prêtes pour le 25 mai 2018. C’est pourquoi la CNIL (régulateur des données personnelles) et Bpifrance (partenaire des entreprises), ont élaboré un guide pratique pour délivrer toutes les solutions pour être conforme au RGPD. Parmi ces pages, vous trouverez notamment  « les 6 bons réflexes qui constituent une bonne protection des données personnelles » :
  • ne collecter que les données nécessaires ;
  • être transparent et délivrer une information claire ;
  • penser aux droits des personnes ;
  • garder la maîtrise des données récoltées ;
  • identifier les risques ;
  • sécuriser les données.
 
Télécharger le guide complet RGPD sur https://www.bpifrance-lelab.fr/Analyses-Reflexions/Les-Travaux-du-Lab/Guide-RGPD-Passez-a-l-action
 
En pratique, que faut-il faire dans son agence immobilière ?
  • S’informer en prenant le temps de lire les documents CNIL / BPI : gratuits, concis, clairs, ils comportent des fiches pratiques très bien faites.
  • Former les équipes : RGPD doit être vu comme une opportunité de communiquer plus et mieux avec vos acquéreurs, propriétaires et locataires.
  • Désigner un « délégué à la protection des données » (DPO). Selon la CNIL, ce responsable sera « le chef d’orchestre » de la gestion des données dans votre entreprise. Il devra exercer une mission d’information, de contrôle et de formation au sein de votre agence immobilière.
  • Cartographier les données traitées dans l’agence : quel type de données est géré ? Où les données sont-elles conservées ? À qui je les communique ? Tous les types de données que vous conservez doivent être répertoriés dans cette cartographie.
  • Créer un Registre des traitements des données. En cas un contrôle, c’est un document qui sera demandé par la CNIL. Ce registre doit être précis, raison pour laquelle la cartographie est importante. Pour concevoir le registre, il faut répondre aux questions suivantes :
       - Quelles données je récupère ? (nom, mail, tél, adresses…).
       - Où sont situées les données (logiciels, sites web, fichiers excel, registres papier…).
       - Pour quelle finalité je les récupère ? (proposer des biens à vendre/louer…).
       - Comment et où je les stocke ? (serveur informatique, ordinateur, société d’archivage…).
       - Comment je sécurise l’accès à ces données ? (mot de passe…).
       - Quelle modalité d’effacement des données ? (durée de conservation des données).
 
  • Fournir aux clients toutes les informations ci-dessous, lors de la collecte de leurs données personnelles :
       - informations sur les destinataires des données à caractère personnel ;
       - une mention spécifique si le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de ces données vers une autre société, un sous-traitant, un pays tiers ou une organisation internationale ;
       - la durée de conversation des données et leur archivage ;
       - Les finalités du traitement auquel sont destinées les données récupérées ;
       - La base juridique du traitement.
Ces informations devront être inscrites dans le registre dédié à la CNIL.
 
  • S’assurer que le consentement (des prospects, clients) au moment de la collecte des données, soit sauvegardé de sorte qu’il soit vérifiable à tout moment, et ce quelle que soit sa forme (papier, digital).
 
  • Informer les clients déjà existants du droit à la portabilité de leurs données, du droit à la modification et à la suppression de leurs données (droit à l’oubli). Le délai maximum pour accéder à la demande de suppression des données est de 30 jours.
 
Pour info, la CNIL a édicté des normes spécifiques à l’immobilier. Exemple les données concernant un acquéreur ou un locataire ne peuvent être conservées que dans le cas où la vente ou la location a effectivement eu lieu. Sinon, l’agence doit redemander le consentement de l’acquéreur, ou supprimer les données des personnes au bout de trois mois sans communication.
Ce dernier point est très important, car il signifie que si vous relancez l’acquéreur, le délai repart pour trois mois. Vous allez donc devoir mettre en place des procédures régulières de rappel pour conserver les informations de vos prospects.
 
Agence Plus et RGPD
Vous l’avez compris : RGPD c’est un gros chantier pour répondre à ces nouvelles obligations légales. C’est pourquoi, nous vous recommandons de vous faire accompagner dans les démarches à mettre en place dans votre agence immobilière.
 
Pas de panique : les équipes Agence Plus effectuent régulièrement des mises à jour dans le logiciel et vous tiendront régulièrement informés des évolutions RGPD.
 
Cette nouvelle réglementation est donc surtout à voir comme une belle opportunité pour chacun de nous, de repenser nos leviers de communication et d’adopter de nouveaux process. C’est aussi l’occasion d’être plus transparent avec nos clients et de les rassurer sur l’utilisation que nous faisons de leurs données.
 
Avec cet article, vous avez nous l’espérons toutes les cartes en main pour être aux normes et utiliser ce règlement comme une force plutôt qu’une contrainte.
Si vous souhaitez en savoir plus sur RGPD et immobilier, nous vous invitons à en parler avec les équipes Agence Plus ! 
 
Sources :
. Bpifrance-lelab.fr/Analyses-Reflexions/Les-Travaux-du-Lab/Guide-RGPD-Passez-a-l-action
. Cnil.fr/fr/la-cnil-et-bpifrance-sassocient-pour-accompagner-les-tpe-et-pme-dans-leur-appropriation-du-reglement