Publié le 21/11/2024
Pourquoi le respect du RGPD est-il capital pour les professionnels de l’immobilier ?
Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n’est pas seulement une exigence légale mais également un levier de confiance et de crédibilité pour les professionnels de l’immobilier. Décryptage.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018, vise à harmoniser les règles de protection des données au sein de l’Union européenne. Il impose des obligations strictes aux entreprises traitant des données personnelles, ce qui inclut les professionnels de l’immobilier, souvent confrontés à des nombreuses informations sensibles comme les coordonnées, les revenus ou les habitudes de vie des clients.
L’application du RGPD
Cette réglementation européenne vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens. Elle impose aux entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, de respecter des règles strictes pour collecter, stocker, utiliser et partager ces données. L’un des principaux objectifs du RGPD est de renforcer les droits des citoyens, comme le droit à l'information, le droit à l'accès, le droit à la rectification, le droit à l'oubli, et le droit à la portabilité des données.
La conformité avec le RGPD permet donc d'assurer la protection de ces informations tout en évitant les risques de sanctions qui peuvent aller jusqu'à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel (mondial le cas échéant) de l’entreprise.
A titre d’exemple, le groupe AG2R La Mondiale spécialisé en protection sociale a été sanctionné par la CNIL à hauteur de 1,75 million d’euros pour avoir manqué aux obligations du RGPD. Les infractions portaient sur deux aspects principaux : la conservation excessive de données (plus de deux millions de clients concernés, parfois au-delà des durées légales) et des lacunes dans l’information donnée aux personnes lors du démarchage téléphonique.
Autre exemple significatif, celui du groupe Carrefour, sanctionné en 2020 d’une amende de plus de 3 millions d’euros pour plusieurs manquements, notamment concernant la gestion des cookies et le traitement tardif des demandes des utilisateurs relatives à leurs droits (droit d'accès, d'opposition, etc.).
Pour en savoir plus : https://www.soulier-avocats.com/cnil-sanction-de-175-million-deuros-a-lencontre-dag2r-la-mondiale/
https://www.dalloz-actualite.fr/flash/de-multiples-manquements-de-carrefour-lourdement-sanctionnes-par-cnil
Ces 2 exemples montrent l'importance pour toutes les entreprises, y compris dans l'immobilier, d'investir dans une conformité rigoureuse aux exigences du RGPD. Cela inclut l’évaluation des risques, la sécurisation des données et la transparence envers les utilisateurs pour éviter des sanctions lourdes et préserver leur réputation. A noter également que les dernières études sur le sujet témoignent que 78% des consommateurs sont plus enclins à faire confiance à une entreprise qui protège activement leurs données personnelles.
Les obligations du RGPD dans l’immobilier
Par nature, les professionnels de l’immobilier manipulent de nombreuses données personnelles sensibles, ce qui les place au cœur des exigences du RGPD et notamment des données d’identité et de contact (nom, prénom, adresse, copie des pièces d’identité, email, téléphone), des données financières (RIB, bulletins de salaire, avis d’imposition, etc.), des données professionnelles (profession, employeur, etc.), ainsi que des données particulièrement sensibles (situation familiale, éventuelles informations médicales, etc.).
Les principales obligations en la matière sont les suivantes :
> informer les clients sur le traitement des données
Toute collecte de données doit être précédée d’une information claire sur leur utilisation, leur stockage et leur éventuel partage.
> obtenir un consentement explicite et éclairé
C’est une action obligatoire pour permettre la collecte d’informations personnelles et leur utilisation, par exemple à des fins de communication ou de marketing.
> mettre en place des mesures de sécurité et d’information en cas de violations des données.
Il s’agit de s’assurer de la protection des données contre les accès non autorisés, les pertes ou les vols en cas de cyberattaques. En cas de violation de données, les sociétés doivent informer la CNIL dans les 72 heures et, si nécessaire, avertir les personnes concernées.
> assurer un droit d’accès et de suppression
Les clients doivent pouvoir consulter, demander leur modification et supprimer leurs données. Un client peut par exemple demander à une agence de supprimer ses informations après avoir acheté un bien. L’agence dispose d’un délai d’un mois pour répondre à cette demande et confirmer l’effacement des données.
> limiter la conservation des données
Les données ne doivent pas être conservées au-delà de la période nécessaire à l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Une agence immobilière doit par exemple supprimer les dossiers de prospects inactifs après 3 ans, sauf si accord contraire.
> désigner un délégué à la protection des données (DPO) et tenir un registre des activités de traitement
Les professionnels manipulant un volume important de données doivent nommer un DPO pour superviser leur conformité. Ils doivent également documenter tous les processus impliquant des données personnelles.
Agence Plus, votre partenaire de confiance
Agence Plus vous propose une solution clé en main pour être en conformité avec le RGPD et vous simplifier l’application de cette réglementation dans votre quotidien. Avec notre logiciel, vous avez la possibilité de :
> centraliser les données clients de manière sécurisée.
Notre logiciel garantit une gestion conforme au RGPD. À la validation d’un client acquéreur, un e-mail automatique lui demande son consentement explicite pour être enregistré dans votre base de données. Sans réponse, son statut reste "en attente" dans l’onglet RGPD. Un processus simple et sécurisé pour respecter les données personnelles.
> gérer les consentements de manière automatisée, selon les principes d’opt-in (accord explicite) et d’opt-out (droit de refus), tout en facilitant le suivi des interactions avec les clients.
> respecter les droits des clients, comme l’accès, la rectification ou la suppression de leurs données.
Au-delà du respect des obligations légales et de la réduction des risques de sanctions financières, notre logiciel vous offre l’opportunité de construire une relation de confiance de vos clients envers votre agence, en vous positionnant comme un acteur sérieux et respectueux de leurs droits. Véritable partenaire de cet impératif stratégique et légal, Agence Plus vous accompagne pour faire du RGPD un levier de différenciation et de pérennité.
Des questions ? Un besoin de formation coaching immobilier ? Nos équipes sont à votre disposition : parlons-en ensemble. Cliquez ici pour prendre rendez-vous.
Pour approfondir ce sujet, la CNIL propose des guides pratiques sur son site officiel, qui peuvent être des ressources précieuses pour comprendre les obligations et bonnes pratiques en matière de protection des données :
https://www.cnil.fr/fr/me-mettre-en-conformite/rgpd-par-ou-commencer
https://www.cnil.fr/fr/rgpd-en-pratique-maitrisez-votre-relation-client
https://www.cnil.fr/fr/conformite-rgpd-information-des-personnes-et-transparence
L’application du RGPD
Cette réglementation européenne vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens. Elle impose aux entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, de respecter des règles strictes pour collecter, stocker, utiliser et partager ces données. L’un des principaux objectifs du RGPD est de renforcer les droits des citoyens, comme le droit à l'information, le droit à l'accès, le droit à la rectification, le droit à l'oubli, et le droit à la portabilité des données.
La conformité avec le RGPD permet donc d'assurer la protection de ces informations tout en évitant les risques de sanctions qui peuvent aller jusqu'à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel (mondial le cas échéant) de l’entreprise.
A titre d’exemple, le groupe AG2R La Mondiale spécialisé en protection sociale a été sanctionné par la CNIL à hauteur de 1,75 million d’euros pour avoir manqué aux obligations du RGPD. Les infractions portaient sur deux aspects principaux : la conservation excessive de données (plus de deux millions de clients concernés, parfois au-delà des durées légales) et des lacunes dans l’information donnée aux personnes lors du démarchage téléphonique.
Autre exemple significatif, celui du groupe Carrefour, sanctionné en 2020 d’une amende de plus de 3 millions d’euros pour plusieurs manquements, notamment concernant la gestion des cookies et le traitement tardif des demandes des utilisateurs relatives à leurs droits (droit d'accès, d'opposition, etc.).
Pour en savoir plus : https://www.soulier-avocats.com/cnil-sanction-de-175-million-deuros-a-lencontre-dag2r-la-mondiale/
https://www.dalloz-actualite.fr/flash/de-multiples-manquements-de-carrefour-lourdement-sanctionnes-par-cnil
Ces 2 exemples montrent l'importance pour toutes les entreprises, y compris dans l'immobilier, d'investir dans une conformité rigoureuse aux exigences du RGPD. Cela inclut l’évaluation des risques, la sécurisation des données et la transparence envers les utilisateurs pour éviter des sanctions lourdes et préserver leur réputation. A noter également que les dernières études sur le sujet témoignent que 78% des consommateurs sont plus enclins à faire confiance à une entreprise qui protège activement leurs données personnelles.
Les obligations du RGPD dans l’immobilier
Par nature, les professionnels de l’immobilier manipulent de nombreuses données personnelles sensibles, ce qui les place au cœur des exigences du RGPD et notamment des données d’identité et de contact (nom, prénom, adresse, copie des pièces d’identité, email, téléphone), des données financières (RIB, bulletins de salaire, avis d’imposition, etc.), des données professionnelles (profession, employeur, etc.), ainsi que des données particulièrement sensibles (situation familiale, éventuelles informations médicales, etc.).
Les principales obligations en la matière sont les suivantes :
> informer les clients sur le traitement des données
Toute collecte de données doit être précédée d’une information claire sur leur utilisation, leur stockage et leur éventuel partage.
> obtenir un consentement explicite et éclairé
C’est une action obligatoire pour permettre la collecte d’informations personnelles et leur utilisation, par exemple à des fins de communication ou de marketing.
> mettre en place des mesures de sécurité et d’information en cas de violations des données.
Il s’agit de s’assurer de la protection des données contre les accès non autorisés, les pertes ou les vols en cas de cyberattaques. En cas de violation de données, les sociétés doivent informer la CNIL dans les 72 heures et, si nécessaire, avertir les personnes concernées.
> assurer un droit d’accès et de suppression
Les clients doivent pouvoir consulter, demander leur modification et supprimer leurs données. Un client peut par exemple demander à une agence de supprimer ses informations après avoir acheté un bien. L’agence dispose d’un délai d’un mois pour répondre à cette demande et confirmer l’effacement des données.
> limiter la conservation des données
Les données ne doivent pas être conservées au-delà de la période nécessaire à l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Une agence immobilière doit par exemple supprimer les dossiers de prospects inactifs après 3 ans, sauf si accord contraire.
> désigner un délégué à la protection des données (DPO) et tenir un registre des activités de traitement
Les professionnels manipulant un volume important de données doivent nommer un DPO pour superviser leur conformité. Ils doivent également documenter tous les processus impliquant des données personnelles.
Agence Plus, votre partenaire de confiance
Agence Plus vous propose une solution clé en main pour être en conformité avec le RGPD et vous simplifier l’application de cette réglementation dans votre quotidien. Avec notre logiciel, vous avez la possibilité de :
> centraliser les données clients de manière sécurisée.
Notre logiciel garantit une gestion conforme au RGPD. À la validation d’un client acquéreur, un e-mail automatique lui demande son consentement explicite pour être enregistré dans votre base de données. Sans réponse, son statut reste "en attente" dans l’onglet RGPD. Un processus simple et sécurisé pour respecter les données personnelles.
> gérer les consentements de manière automatisée, selon les principes d’opt-in (accord explicite) et d’opt-out (droit de refus), tout en facilitant le suivi des interactions avec les clients.
> respecter les droits des clients, comme l’accès, la rectification ou la suppression de leurs données.
Au-delà du respect des obligations légales et de la réduction des risques de sanctions financières, notre logiciel vous offre l’opportunité de construire une relation de confiance de vos clients envers votre agence, en vous positionnant comme un acteur sérieux et respectueux de leurs droits. Véritable partenaire de cet impératif stratégique et légal, Agence Plus vous accompagne pour faire du RGPD un levier de différenciation et de pérennité.
Des questions ? Un besoin de formation coaching immobilier ? Nos équipes sont à votre disposition : parlons-en ensemble. Cliquez ici pour prendre rendez-vous.
Pour approfondir ce sujet, la CNIL propose des guides pratiques sur son site officiel, qui peuvent être des ressources précieuses pour comprendre les obligations et bonnes pratiques en matière de protection des données :
https://www.cnil.fr/fr/me-mettre-en-conformite/rgpd-par-ou-commencer
https://www.cnil.fr/fr/rgpd-en-pratique-maitrisez-votre-relation-client
https://www.cnil.fr/fr/conformite-rgpd-information-des-personnes-et-transparence